Le PDCA en résolution de problème : comment le suivre correctement (4 macro-étapes)

Vous avez un problème à résoudre dans votre projet ou votre entreprise ? Vous cherchez une méthode simple et efficace pour améliorer vos processus ? Vous avez entendu parler du PDCA en résolution de problème, mais vous ne savez pas comment l’appliquer ? Cet article est fait pour vous !

Dans cet article, vous allez découvrir ce qu’est le PDCA, son origine, ses différentes étapes, ses avantages, et comment l’utiliser dans la pratique. Vous verrez également un exemple concret d’application du PDCA, ainsi que les erreurs à éviter lors de sa mise en œuvre. À la fin de cet article, vous serez capable de suivre correctement le PDCA pour résoudre vos problèmes et améliorer vos performances.

Introduction au PDCA

Qu’est-ce que le PDCA ?

Le PDCA est un acronyme anglais qui signifie Plan-Do-Check-Act, soit en français Planifier-Faire-Vérifier-Agir. Il s’agit d’un cycle d’amélioration continue basé sur la méthode scientifique. Le PDCA permet de tester des solutions, de mesurer leurs résultats, et de prendre des actions correctives si nécessaire. Le PDCA est aussi appelé cycle ou roue de Deming, du nom du célèbre statisticien et consultant américain qui l’a popularisé au Japon dans les années 1950.

Origine du PDCA : la roue de Deming

Le PDCA n’est pas une invention de Deming, mais il s’en est inspiré pour développer sa propre méthode d’amélioration de la qualité. Le PDCA trouve son origine dans les travaux de Walter Shewhart, un physicien et ingénieur américain qui a introduit le concept de contrôle statistique des processus dans les années 1920. Shewhart a proposé un cycle en trois étapes : spécifier, exécuter, et tester. Il a aussi suggéré d’ajouter une quatrième étape : réviser ou modifier.

Deming a repris le cycle de Shewhart et l’a adapté à la gestion des projets et des entreprises. Il a remplacé les termes spécifier, exécuter, tester, et réviser par planifier, faire, vérifier, et agir. Il a aussi insisté sur l’importance de la planification et de l’analyse des données. Il a diffusé sa méthode au Japon après la Seconde Guerre mondiale, où il a contribué à la reconstruction économique du pays. Il a ensuite écrit plusieurs livres sur le sujet, dont Out of the Crisis en 1982.

Comprendre les différentes étapes du PDCA en résolution de problème

Étape 1 – Plan : Développer un plan d’action

L’étape Plan consiste à définir le problème à résoudre, à identifier ses causes racines, à établir des objectifs, et à élaborer un plan d’action. Cette étape requiert une analyse approfondie du contexte et des données disponibles. Il faut aussi impliquer les parties prenantes du projet ou du processus concerné.

Pour réaliser cette étape, vous pouvez utiliser différents outils tels que :

• Le diagramme d’Ishikawa ou diagramme en arêtes de poisson, qui permet de visualiser les causes potentielles d’un problème.
• Le diagramme de Pareto ou courbe ABC, qui permet d’identifier les causes les plus importantes d’un problème.
• L’analyse SWOT ou FFOM (forces-faiblesses-opportunités-menaces), qui permet d’évaluer les forces et les faiblesses internes d’un projet ou d’un processus, ainsi que les opportunités et les menaces externes.
• Le SMART (spécifique-mesurable-atteignable-réaliste-temporel), qui permet de définir des objectifs clairs et mesurables.
• Le Gantt ou diagramme de Gantt, qui permet de planifier les tâches à réaliser, leurs durées, leurs dépendances, et leurs responsables.

À la fin de cette étape, vous devez avoir un plan d’action détaillé, qui précise les actions à mener, les ressources nécessaires, les indicateurs de performance, et les échéances.

Étape 2 – Do : Mettre en œuvre le plan

L’étape Do consiste à exécuter le plan d’action élaboré à l’étape précédente. Il s’agit de mettre en œuvre les solutions envisagées, en respectant les consignes et les procédures établies. Cette étape requiert une bonne communication et une bonne coordination entre les acteurs du projet ou du processus concerné.

Pour réaliser cette étape, vous pouvez utiliser différents outils tels que :

• Le 5S ou méthode des 5S (seiri-seiton-seiso-seiketsu-shitsuke), qui permet d’organiser et de maintenir un environnement de travail propre, ordonné, et sécurisé.
• Le Kaizen ou amélioration continue, qui consiste à apporter des améliorations progressives et régulières au projet ou au processus.
• Le Poka-Yoké ou dispositif anti-erreur, qui permet de prévenir ou de détecter les erreurs potentielles lors de la réalisation des tâches.
• Le Kanban ou système de cartes, qui permet de visualiser et de réguler le flux des tâches à réaliser.
• Le Juste-à-temps ou JIT (just-in-time), qui permet de réduire les stocks et les délais en produisant ce qui est nécessaire, quand c’est nécessaire, et en quantité nécessaire.

À la fin de cette étape, vous devez avoir mis en œuvre les solutions prévues, en collectant les données nécessaires pour évaluer leurs résultats.

Étape 3 – Check : Contrôler les résultats

L’étape Check consiste à contrôler les résultats obtenus après la mise en œuvre du plan d’action. Il s’agit de comparer les données réelles aux données attendues, et d’analyser les écarts éventuels. Cette étape requiert une rigueur statistique et une capacité d’interprétation des données.

Pour réaliser cette étape, vous pouvez utiliser différents outils tels que :

• Le diagramme de contrôle ou carte de contrôle, qui permet de surveiller la stabilité et la variabilité d’un processus.
• Le diagramme de dispersion ou nuage de points, qui permet d’étudier la relation entre deux variables.
• L’histogramme ou diagramme en bâtons, qui permet de représenter la distribution d’une variable.
• Le diagramme en boîte ou boîte à moustaches, qui permet de visualiser la médiane, les quartiles, et les valeurs extrêmes d’une variable.
• L’analyse des causes communes et des causes spéciales, qui permet de distinguer les sources de variation inhérentes au processus des sources de variation exceptionnelles.

À la fin de cette étape, vous devez avoir vérifié si les objectifs fixés ont été atteints, et si les solutions mises en œuvre ont été efficaces.

Étape 4 – Act : Prendre des mesures correctives

L’étape Act consiste à prendre des mesures correctives en fonction des résultats obtenus à l’étape précédente. Il s’agit d’apporter des modifications au projet ou au processus si nécessaire, ou de standardiser les solutions si elles sont satisfaisantes. Cette étape requiert une capacité d’adaptation et d’amélioration continue.

Pour réaliser cette étape, vous pouvez utiliser différents outils tels que :

• Le PDCA lui-même, qui permet de recommencer le cycle avec un nouveau plan d’action si les résultats ne sont pas satisfaisants.
• Le benchmarking ou analyse comparative, qui permet de s’inspirer des meilleures pratiques existantes dans son domaine ou dans d’autres domaines.
• L’amélioration par percée ou breakthrough improvement, qui consiste à rechercher des solutions radicales et innovantes pour résoudre un problème complexe ou difficile.
• Le changement organisationnel ou organizational change, qui consiste à modifier la structure, la culture, ou les processus d’une organisation pour améliorer sa performance.

À la fin de cette étape, vous devez avoir consolidé les solutions efficaces, et préparé le terrain pour un nouveau cycle d’amélioration.

Quand et pourquoi utiliser la méthode PDCA ?

Les situations idéales pour l’application du PDCA

Le PDCA est une méthode universelle et polyvalente, qui peut s’appliquer à tout type de projet ou de processus. Il est particulièrement adapté aux situations suivantes :

• Vous voulez résoudre un problème récurrent ou complexe, qui nécessite une analyse approfondie et une expérimentation rigoureuse.
• Vous voulez améliorer la qualité ou la performance d’un projet ou d’un processus, en réduisant les coûts, les délais, ou les erreurs.
• Vous voulez innover ou créer de la valeur ajoutée, en développant de nouveaux produits, services, ou procédés.
• Vous voulez impliquer et motiver vos collaborateurs, en les faisant participer à la résolution de problèmes et à l’amélioration continue.

Le PDCA en résolution de problème est donc une méthode qui peut vous aider à atteindre vos objectifs, quels qu’ils soient, en vous offrant une démarche structurée et efficace.

Les avantages du PDCA dans la résolution de problèmes

Le PDCA en résolution de problème présente de nombreux avantages, parmi lesquels :

• Il permet de définir clairement le problème et ses causes, en évitant les hypothèses erronées ou les solutions préconçues.
• Il permet de tester des solutions avant de les généraliser, en limitant les risques d’échec ou de gaspillage.
• Il permet de mesurer les résultats et de les comparer aux objectifs, en utilisant des données objectives et fiables.
• Il permet d’adapter les solutions en fonction des résultats obtenus, en apportant des corrections si nécessaire ou en capitalisant sur les succès.
• Il permet d’améliorer continuellement le projet ou le processus, en instaurant une culture d’apprentissage et d’innovation.

Le PDCA est donc une méthode qui vous garantit une résolution de problèmes efficace et durable.

Appliquer le PDCA : Un exemple concret

Présentation du contexte

Pour illustrer l’application du PDCA dans la pratique, prenons l’exemple d’une entreprise fictive : ABC. ABC est une entreprise spécialisée dans la fabrication et la vente de meubles. Elle souhaite améliorer son processus de production, qui présente des problèmes de qualité et de délais. Elle décide donc d’utiliser la méthode PDCA pour résoudre ces problèmes.

Application des quatre phases du PDCA en résolution de problème

L’entreprise ABC suit les quatre étapes du PDCA comme suit :

• Plan : L’entreprise ABC analyse son processus de production actuel, et identifie les causes des problèmes de qualité et de délais. Elle constate que le processus est trop complexe, qu’il implique trop d’intervenants, et qu’il génère trop de rebuts. Elle fixe comme objectif de réduire le taux de rebuts de 10% à 5%, et le délai de livraison de 15 à 10 jours. Elle élabore un plan d’action, qui consiste à simplifier le processus, à réduire le nombre d’intervenants, et à mettre en place des contrôles qualité plus fréquents.
• Do : L’entreprise ABC met en œuvre son plan d’action sur un échantillon de produits. Elle forme ses employés aux nouvelles procédures, et leur fournit les outils nécessaires. Elle collecte les données relatives au taux de rebuts et au délai de livraison.
• Check : L’entreprise ABC contrôle les résultats obtenus après la mise en œuvre du plan d’action. Elle compare les données réelles aux données attendues, et analyse les écarts éventuels. Elle constate que le taux de rebuts a diminué de 10% à 6%, et que le délai de livraison a diminué de 15 à 11 jours. Elle conclut que le plan d’action a été partiellement efficace, mais qu’il reste des marges d’amélioration.
• Act : L’entreprise ABC prend des mesures correctives en fonction des résultats obtenus. Elle décide de poursuivre la simplification du processus, en éliminant les étapes inutiles ou redondantes. Elle décide aussi de renforcer la formation et la motivation de ses employés, en leur offrant des primes ou des récompenses. Elle prépare un nouveau plan d’action, et recommence le cycle PDCA.

L’entreprise ABC continue ainsi à appliquer le PDCA jusqu’à ce qu’elle atteigne ses objectifs, et qu’elle stabilise son processus de production.

Les erreurs à éviter lors de l’application du PDCA

Ne pas respecter les étapes du PDCA

Une erreur fréquente lors de l’application du PDCA en résolution de problème est de ne pas respecter l’ordre et la durée des étapes. Par exemple, certaines personnes peuvent être tentées de sauter l’étape Plan, et de passer directement à l’étape Do, sans avoir analysé le problème et ses causes. D’autres peuvent être tentées de sauter l’étape Check, et de passer directement à l’étape Act, sans avoir vérifié les résultats et leur conformité aux objectifs. Ces erreurs peuvent conduire à des solutions inefficaces, voire contre-productives.

Pour éviter ces erreurs, il faut respecter scrupuleusement les étapes du PDCA, en leur accordant le temps et l’attention nécessaires. Il faut aussi s’assurer que chaque étape est bien documentée, et que les informations sont partagées entre les acteurs du projet ou du processus.

Ne pas impliquer les parties prenantes

Une autre erreur fréquente lors de l’application du PDCA est de ne pas impliquer les parties prenantes du projet ou du processus concerné. Par exemple, certaines personnes peuvent être tentées de réaliser le PDCA sans consulter les clients, les fournisseurs, ou les employés. D’autres peuvent être tentées d’imposer le PDCA sans expliquer les raisons, les objectifs, ou les bénéfices attendus. Ces erreurs peuvent conduire à une résistance au changement, voire à un rejet du PDCA.

Pour éviter ces erreurs, il faut impliquer les parties prenantes dès le début du PDCA, en les informant, en les écoutant, et en les sollicitant. Il faut aussi leur donner du feedback régulier sur l’avancement du PDCA, et leur reconnaître leur contribution.

Conclusion : L’importance de la méthode PDCA en résolution de problèmes

Pour conclure, le PDCA est une méthode simple et efficace pour résoudre des problèmes et améliorer des projets ou des processus. Il permet de suivre une démarche structurée et rigoureuse, basée sur la méthode scientifique. Il permet aussi d’améliorer continuellement la qualité et la performance, en instaurant une culture d’apprentissage et d’innovation. Pour appliquer le PDCA avec succès, il faut respecter ses quatre étapes : Plan-Do-Check-Act. Il faut aussi impliquer les parties prenantes du projet ou du D’accord, je vais continuer à rédiger l’article. Voici la fin : Pour appliquer le PDCA avec succès, il faut respecter ses quatre étapes : Plan-Do-Check-Act. Il faut aussi impliquer les parties prenantes du projet ou du processus concerné, en les informant, en les écoutant, et en les reconnaissant. Il faut enfin utiliser les outils appropriés à chaque étape, en fonction du contexte et des besoins.

Le PDCA est donc une méthode qui peut vous aider à résoudre vos problèmes et à améliorer vos performances, quel que soit votre domaine d’activité. N’hésitez pas à l’essayer, et à partager vos expériences et vos résultats avec nous !