Un exemple de PDCA facile à reproduire

Vous cherchez un exemple de PDCA ? Vous avez sans doute entendu parler du PDCA, cette méthode d’amélioration continue des processus qui permet de résoudre les problèmes et d’optimiser les performances. Mais savez-vous comment l’appliquer concrètement dans votre entreprise ? Dans cet article, nous allons vous présenter la définition, les origines et les étapes clés du cycle PDCA, ainsi qu’un exemple de PDCA et de la méthode dans un projet. Suivez-nous !

Introduction à la méthode PDCA

La définition du PDCA

Le PDCA est l’acronyme de Plan-Do-Check-Act, qui se traduit en français par Planifier-Faire-Vérifier-Agir. Il s’agit d’un modèle d’amélioration continue des processus qui consiste à suivre quatre étapes successives et répétitives pour identifier, analyser et résoudre les problèmes rencontrés dans un projet ou une activité. Le PDCA permet ainsi de tester des solutions, de mesurer leurs résultats et de les ajuster en fonction des besoins.

Les origines du PDCA

Le PDCA a été développé dans les années 1950 par le statisticien et consultant américain W. Edwards Deming, qui s’est inspiré des travaux de son mentor Walter Shewhart, le père du contrôle qualité statistique. Deming a introduit le PDCA au Japon, où il a contribué à la reconstruction industrielle du pays après la Seconde Guerre mondiale. Le PDCA est également connu sous le nom de roue de Deming ou de cycle de Shewhart.

Les étapes clés du cycle PDCA

Etape 1 : Plan – Prévoir ou planifier

Cette étape consiste à définir le problème à résoudre, à identifier ses causes et ses conséquences, à fixer les objectifs à atteindre et à élaborer un plan d’action pour mettre en œuvre la solution choisie. Il s’agit de répondre aux questions suivantes : Quoi ? Pourquoi ? Comment ? Qui ? Quand ? Où ? Il est important de bien documenter cette étape pour pouvoir la comparer aux étapes suivantes.

Etape 2 : Do – Exécuter les tâches

Cette étape consiste à réaliser les actions prévues dans le plan, en respectant les ressources, les délais et les responsabilités définis. Il s’agit de mettre en pratique la solution choisie et d’observer son fonctionnement. Il est important de collecter des données sur les résultats obtenus pour pouvoir les analyser dans l’étape suivante.

Etape 3 : Check – Vérifier, contrôler et mesurer

Cette étape consiste à comparer les résultats obtenus avec les objectifs fixés, à évaluer l’efficacité et l’efficience de la solution mise en œuvre, à identifier les écarts et les anomalies, et à en rechercher les causes. Il s’agit de répondre aux questions suivantes : Quels sont les résultats ? Sont-ils conformes aux attentes ? Quels sont les points forts et les points faibles de la solution ? Quelles sont les pistes d’amélioration ?

Etape 4 : Act – Réagir et se positionner pour la suite

Cette étape consiste à tirer les conclusions de l’analyse effectuée dans l’étape précédente, à décider des actions correctives ou préventives à mettre en place, à standardiser la solution si elle est satisfaisante ou à recommencer le cycle si elle ne l’est pas. Il s’agit de répondre aux questions suivantes : Que faut-il faire pour pérenniser ou améliorer la solution ? Comment éviter que le problème ne se reproduise ? Comment capitaliser sur l’expérience acquise ?

L’intérêt de l’application du PDCA

Les avantages de l’utilisation du PDCA

L’utilisation du PDCA présente plusieurs avantages pour une entreprise ou une équipe qui souhaite améliorer ses processus et ses résultats. Parmi ces avantages, on peut citer :

• Le PDCA permet de structurer la démarche d’amélioration continue et de la rendre plus efficace.
• Le PDCA favorise la participation et l’implication de tous les acteurs concernés par le problème et sa résolution.
• Le PDCA encourage l’expérimentation et l’innovation en permettant de tester des solutions avant de les généraliser.
• Le PDCA facilite le contrôle et le suivi des actions menées et des résultats obtenus.
• Le PDCA permet d’apprendre de ses erreurs et de ses succès et de capitaliser sur les bonnes pratiques.

Les inconvénients et limites du PDCA

L’utilisation du PDCA présente également quelques inconvénients et limites qu’il faut prendre en compte pour en tirer le meilleur parti. Parmi ces inconvénients et limites, on peut citer :

• Le PDCA peut être perçu comme une méthode rigide et répétitive qui ne laisse pas assez de place à la créativité et à l’adaptation au contexte.
• Le PDCA peut être difficile à mettre en œuvre si les données nécessaires à l’analyse ne sont pas disponibles ou fiables.
• Le PDCA peut être source de frustration si les résultats attendus ne sont pas atteints ou si le cycle doit être recommencé plusieurs fois.
• Le PDCA peut être inefficace si les actions correctives ou préventives ne sont pas mises en œuvre ou si le processus n’est pas standardisé.

Etude de cas : exemple de PDCA

Pour illustrer concrètement l’application du cycle PDCA, nous allons prendre l’exemple d’une entreprise qui souhaite améliorer son processus de recrutement. Voici comment elle a procédé :

Préface : Définir le problème et fixer les objectifs

L’entreprise constate que son processus de recrutement actuel est trop long, coûteux et inefficace. Elle rencontre des difficultés à attirer des candidats qualifiés, à évaluer leurs compétences, à les fidéliser et à les intégrer. Elle décide donc d’améliorer son processus de recrutement en utilisant la méthode PDCA. Elle fixe comme objectifs de réduire le temps de recrutement, de diminuer le coût par embauche, d’augmenter la qualité des candidats, de réduire le taux de turnover et d’améliorer la satisfaction des recruteurs et des candidats.

Phase de Planification – « Plan »

Analyser et Préparer le plan d’action

L’entreprise analyse son processus de recrutement actuel en utilisant des outils comme le diagramme de Pareto, le diagramme d’Ishikawa ou le 5 pourquoi. Elle identifie les causes principales du problème, comme le manque de visibilité des offres d’emploi, le manque d’outils d’évaluation des candidats, le manque de communication avec les candidats, le manque de formation des recruteurs ou le manque d’accueil des nouveaux embauchés. Elle élabore ensuite un plan d’action pour mettre en œuvre une solution basée sur les bonnes pratiques du recrutement. Elle définit les actions à réaliser, les responsables, les ressources, les délais et les indicateurs de mesure.

Phase de Mise en oeuvre – « Do »

Actions entreprises et Déploiement de la solution

L’entreprise réalise les actions prévues dans son plan, comme par exemple :

• Publier ses offres d’emploi sur différents canaux (site web, réseaux sociaux, job boards, etc.)
• Utiliser des tests en ligne pour évaluer les compétences techniques et comportementales des candidats
• Envoyer des messages personnalisés aux candidats tout au long du processus (confirmation de réception, invitation à un entretien, feedback, etc.)
• Former ses recruteurs aux techniques d’entretien comportementeentales et aux outils de prise de décision
• Préparer un kit de bienvenue pour les nouveaux embauchés (contrat, matériel, livret d’accueil, etc.)

L’entreprise collecte des données sur les résultats de la mise en œuvre de la solution, comme le nombre de candidatures reçues, le temps de recrutement, le coût par embauche, la qualité des candidats, le taux de turnover, la satisfaction des recruteurs et des candidats, etc.

Phase de Contrôle – « Check »

Vérification, Mesure et Évaluation des résultats

L’entreprise compare les résultats obtenus avec les objectifs fixés et évalue l’impact de la solution mise en œuvre. Elle utilise des outils comme le tableau de bord, le diagramme de Gantt ou le diagramme de Pareto pour visualiser et analyser les données. Elle identifie les écarts et les anomalies et en recherche les causes. Elle répond aux questions suivantes : Quels sont les résultats ? Sont-ils conformes aux attentes ? Quels sont les points forts et les points faibles de la solution ? Quelles sont les pistes d’amélioration ?

Phase d’Amélioration – « Act »

Mise en oeuvre des améliorations et Standardisation du processus

L’entreprise tire les conclusions de l’analyse effectuée dans l’étape précédente et décide des actions à mettre en place pour pérenniser ou améliorer la solution. Elle met en œuvre les actions correctives ou préventives nécessaires, comme par exemple :

• Ajuster les critères de sélection des candidats en fonction des besoins du poste
• Améliorer la qualité des tests en ligne en les adaptant aux compétences requises
• Renforcer la communication avec les candidats en leur donnant plus de feedback et en leur proposant un suivi personnalisé
• Actualiser la formation des recruteurs en fonction des évolutions du marché et des techniques de recrutement
• Optimiser l’accueil des nouveaux embauchés en leur proposant un parrainage ou un coaching

L’entreprise standardise la solution si elle est satisfaisante ou recommence le cycle si elle ne l’est pas. Elle documente le processus amélioré et le diffuse à tous les acteurs concernés. Elle capitalise sur l’expérience acquise et la partage avec d’autres équipes ou projets.

Conclusion

Récapitulatif : Les leçons tirées de l’application du cycle PDCA

Dans cet article, nous avons vu comment une entreprise a utilisé la méthode PDCA pour améliorer son processus de recrutement. Nous avons vu que le PDCA est un modèle d’amélioration continue qui consiste à suivre quatre étapes : Planifier, Faire, Vérifier et Agir. Nous avons vu que le PDCA permet de structurer la démarche d’amélioration, de favoriser la participation et l’implication des acteurs, d’encourager l’expérimentation et l’innovation, de faciliter le contrôle et le suivi des actions et des résultats, et d’apprendre de ses erreurs et de ses succès.

Exploiter le potentiel du cycle PDCA pour l’amélioration continue

Le PDCA est une méthode simple mais puissante qui peut être appliquée à tout type de projet ou d’activité qui nécessite une amélioration continue. Le PDCA peut vous aider à résoudre les problèmes que vous rencontrez, à optimiser vos performances, à satisfaire vos clients ou vos utilisateurs, à réduire vos coûts ou vos délais, à augmenter votre qualité ou votre productivité, etc. Le PDCA peut également vous aider à développer une culture d’amélioration continue au sein de votre entreprise ou de votre équipe, en favorisant la collaboration, la communication, la créativité et l’apprentissage.

Nous espérons que cet article vous a donné envie d’utiliser le PDCA dans vos projets.