Comprendre Yokoten: Le partage des bonnes pratiques

Introduction

Connaissez-vous le Yokoten, l’un des outils clés du Lean ? Il s’agit d’une pratique qui consiste à partager les bonnes pratiques entre les différents services ou sites d’une entreprise, afin de favoriser l’amélioration continue et la performance globale.

Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est le Yokoten, pourquoi il est si important pour les entreprises, comment il s’applique en pratique, quels sont ses avantages et quels sont les obstacles potentiels à sa mise en oeuvre. Nous vous donnerons également des exemples concrets de la mise en place de Yokoten dans différents secteurs d’activité.

Qu’est-ce que le Yokoten ?

Le Yokoten est un mot japonais qui signifie « déploiement horizontal » ou « partage des bonnes pratiques« . Il désigne la pratique qui consiste à diffuser les résultats positifs ou négatifs d’une amélioration réalisée dans un domaine à d’autres domaines similaires ou connexes, afin de reproduire ou d’éviter les mêmes effets. Le Yokoten s’applique aussi bien au partage des idées, des concepts, des politiques et des expériences qui peuvent être utiles pour d’autres. Le Yokoten est aussi appelé « horizontal deployment » ou « best practice sharing » en anglais.

L’importance du partage des bonnes pratiques

Le partage des bonnes pratiques est essentiel pour les entreprises qui veulent progresser et se démarquer de la concurrence. En effet, il permet de capitaliser sur les succès et les échecs des uns et des autres, d’apprendre des meilleures pratiques existantes, d’éviter de réinventer la roue, de gagner du temps et de l’argent, de renforcer la cohésion et la collaboration entre les équipes, et de stimuler l’innovation et la créativité. Le partage des bonnes pratiques est donc un levier puissant pour l’amélioration de la qualité, de la productivité, de la satisfaction client et de la performance globale.

Définition et origine du Yokoten

Origine du terme

Le terme Yokoten est issu de la culture japonaise, qui accorde une grande importance au partage et à l’apprentissage collectif. Il a été popularisé par Toyota, le pionnier du Lean Manufacturing, qui a développé le Toyota Production System (TPS), un système de management basé sur l’amélioration continue et l’élimination des gaspillages.

Le TPS repose sur deux piliers : le Jidoka, qui consiste à arrêter le processus en cas de problème et à résoudre la cause racine, et le Just-in-Time, qui consiste à produire ce dont le client a besoin, quand il en a besoin et en juste quantité. Le Yokoten fait partie intégrante du TPS, car il permet de diffuser les bonnes pratiques issues du Jidoka et du Just-in-Time à travers toute l’organisation.

Yokoten dans le contexte Lean

Dans le contexte Lean, le Yokoten est un outil qui permet de standardiser les processus et de les rendre plus efficaces et plus fiables. Il s’inscrit dans la démarche Kaizen, qui signifie « amélioration continue » en japonais. Le Kaizen repose sur l’idée que chaque employé peut contribuer à l’amélioration des processus en proposant des idées d’amélioration, en participant à des groupes de travail ou à des ateliers, en réalisant des expérimentations ou des tests, en mesurant les résultats et en mettant en place des actions correctives.

Le Yokoten intervient à la fin du cycle Kaizen, lorsque l’amélioration est validée et qu’elle doit être partagée avec les autres services ou sites concernés. Le Yokoten permet ainsi de démultiplier les effets positifs du Kaizen et de créer une culture d’amélioration continue dans l’entreprise.

Le rôle du Yokoten dans l’entreprise

Faciliter la communication interne

Le Yokoten a pour rôle de faciliter la communication interne au sein de l’entreprise, en créant des ponts entre les différents services ou sites. Il permet de rompre les silos organisationnels, qui sont souvent source de dysfonctionnements, de pertes de temps, de doublons ou de conflits. Le Yokoten favorise le dialogue, l’échange, la transparence, la confiance et la coopération entre les équipes. Il permet également de créer un langage commun et une vision partagée des objectifs et des enjeux de l’entreprise.

Le Yokoten comme moyen de partage de la connaissance

Le Yokoten est aussi un moyen de partager la connaissance au sein de l’entreprise, en diffusant les savoirs, les savoir-faire et les savoir-être acquis par les employés. Il permet de valoriser les compétences et les expériences de chacun, de reconnaître les efforts et les réussites, de renforcer le sentiment d’appartenance et la motivation. Le Yokoten permet également de préserver la mémoire de l’entreprise, en évitant la perte d’informations ou de connaissances liée au départ ou au changement de poste des employés. Il contribue ainsi à développer le capital intellectuel et humain de l’entreprise.

Les avantages du Yokoten

Amélioration de la performance globale

L’un des principaux avantages du Yokoten est qu’il permet d’améliorer la performance globale de l’entreprise, en optimisant les processus et en réduisant les coûts. En effet, le Yokoten permet de reproduire les bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves dans un domaine à d’autres domaines similaires ou connexes, ce qui permet d’augmenter la qualité, la productivité, la fiabilité, la sécurité et la satisfaction client. Il permet également d’éviter les erreurs ou les problèmes qui ont été détectés et résolus dans un domaine, ce qui permet d’économiser du temps, des ressources et de l’argent. Le Yokoten contribue ainsi à accroître la compétitivité et la rentabilité de l’entreprise.

Soutien à l’innovation et à l’apprentissage continu

Un autre avantage du Yokoten est qu’il soutient l’innovation et l’apprentissage continu au sein de l’entreprise, en stimulant la créativité et la curiosité des employés. En effet, le Yokoten permet de s’inspirer des bonnes pratiques existantes, mais aussi de les adapter et de les améliorer en fonction du contexte et des besoins spécifiques. Le Yokoten encourage également à expérimenter de nouvelles idées ou solutions, à tester leur efficacité, à mesurer leur impact et à en tirer des enseignements. Le Yokoten favorise ainsi une culture d’apprentissage continu, où chaque employé est acteur et bénéficiaire du processus d’amélioration.

Comment appliquer le Yokoten en pratique ?

Déployer le Yokoten: Les étapes clés

Pour appliquer le Yokoten en pratique, il faut suivre quelques étapes clés:

• Identifier les bonnes pratiques à partager: Il s’agit de repérer les améliorations qui ont été réalisées dans un domaine et qui ont donné des résultats positifs ou négatifs. Il faut ensuite vérifier que ces améliorations sont pertinentes pour d’autres domaines similaires ou connexes, en tenant compte des spécificités et des contraintes de chaque domaine.
• Documenter les bonnes pratiques: Il s’agit de décrire les bonnes pratiques avec suffisamment de détails pour qu’elles puissent être comprises et reproduites par d’autres. Il faut également expliquer le contexte, les objectifs, les méthodes, les résultats et les bénéfices des bonnes pratiques. Il faut enfin formaliser les bonnes pratiques en tant que standards, qui sont des documents qui définissent les règles et les procédures à suivre pour réaliser une activité.
• Communiquer les bonnes pratiques: Il s’agit de diffuser les bonnes pratiques aux domaines concernés, en utilisant les canaux de communication appropriés. Il faut également expliquer les raisons et les bénéfices du partage des bonnes pratiques, et solliciter l’adhésion et la participation des employés. Il faut enfin organiser des séances de formation ou d’accompagnement pour faciliter la compréhension et l’application des bonnes pratiques.
• Contrôler les bonnes pratiques: Il s’agit de vérifier que les bonnes pratiques sont bien mises en oeuvre dans les domaines concernés, et qu’elles produisent les effets attendus. Il faut également mesurer les résultats et les impacts des bonnes pratiques, en utilisant des indicateurs de performance pertinents. Il faut enfin recueillir les feedbacks et les suggestions des employés, et apporter les ajustements nécessaires si besoin.

Yokoten et Shizen

C’est dans cette optique que Shizen a été développé. Chez Shizen, nous pensons que l’éradication totale des problèmes passe par le partage des bonnes pratiques, des résolutions de problème passées, des standards, etc.

Nous avons donc imaginé une solution permettant d’éliminer les silos de l’entreprise pour fournir la bonne information, au bon moment, à la bonne personne. Les données qui doivent être partagées peuvent l’être instantanément et les employés retrouvent facilement chaque information, résolution de problème, routine ou plan d’action en quelques clics.

Depuis 2022, Toyota Motor Manufacturing France a déployé Shizen dans son usine de Valenciennes pour traiter ses problèmes de manière pérenne. Pour en savoir plus sur le déploiement de Shizen chez Toyota Motor Manufacturing France, venez discuter par ici !

Les obstacles potentiels et comment les surmonter

Les défis de l’application du Yokoten

L’application du Yokoten n’est pas toujours facile, car elle peut rencontrer plusieurs obstacles ou résistances. Voici quelques exemples de ces défis:

• La culture organisationnelle: Certaines entreprises ont une culture fermée ou individualiste, qui ne favorise pas le partage des informations ou des connaissances. Les employés peuvent avoir peur de perdre leur pouvoir ou leur avantage concurrentiel en partageant leurs bonnes pratiques. Ils peuvent aussi craindre d’être jugés ou critiqués par leurs pairs ou leurs supérieurs.
• La diversité des contextes: Certaines entreprises ont une grande diversité de contextes, que ce soit au niveau géographique, culturel, réglementaire ou technologique. Les bonnes pratiques qui fonctionnent dans un domaine peuvent ne pas être adaptées ou applicables dans un autre domaine. Il faut donc tenir compte des spécificités et des contraintes de chaque domaine avant de transférer une bonne pratique.
• Le manque de temps ou de ressources: Certaines entreprises ont un manque de temps ou de ressources pour mettre en oeuvre le Yokoten. Les employés peuvent être trop occupés par leurs tâches quotidiennes pour se consacrer au partage des bonnes pratiques. Ils peuvent aussi manquer d’outils ou de moyens pour communiquer, documenter ou contrôler les bonnes pratiques.

Solutions pour surmonter ces obstacles

Pour surmonter ces obstacles, il faut mettre en place quelques solutions:

• Créer une culture de partage: Il faut sensibiliser et impliquer les employés à l’importance et aux bénéfices du partage des bonnes pratiques. Il faut également reconnaître et récompenser les employés qui partagent leurs bonnes pratiques, et créer un climat de confiance et de respect mutuel. Il faut enfin favoriser la collaboration et la coopération entre les équipes, en organisant des événements, des réunions ou des ateliers de partage.
• Adapter les bonnes pratiques: Il faut analyser et comprendre les besoins et les attentes de chaque domaine avant de partager une bonne pratique. Il faut également adapter la bonne pratique en fonction du contexte et des contraintes de chaque domaine, en la personnalisant ou en la modifiant si besoin. Il faut enfin accompagner et former les employés à l’application de la bonne pratique, en leur fournissant les explications et les supports nécessaires.
• Mobiliser du temps et des ressources: Il faut planifier et organiser le partage des bonnes pratiques, en définissant les objectifs, les responsabilités, les échéances et les indicateurs. Il faut également allouer du temps et des ressources suffisants pour le partage des bonnes pratiques, en dégageant du temps de travail, en fournissant des outils ou des moyens de communication, ou en sollicitant des experts ou des consultants si besoin.

Conclusion

Résumé des points clés

Pour conclure, voici un résumé des points clés que nous avons abordés dans cet article:

• Le Yokoten est une pratique qui consiste à partager les bonnes pratiques entre les différents services ou sites d’une entreprise, afin de favoriser l’amélioration continue et la performance globale.
• Il est issu de la culture japonaise, et il fait partie intégrante du Lean Manufacturing, qui est une méthode de management basée sur l’optimisation des processus et l’élimination des gaspillages.
• Il a pour rôle de faciliter la communication interne et le partage de la connaissance au sein de l’entreprise, en créant des ponts entre les différents domaines.
• Il a pour avantages d’améliorer la performance globale et de soutenir l’innovation et l’apprentissage continu au sein de l’entreprise, en reproduisant ou en évitant les effets positifs ou négatifs d’une amélioration réalisée dans un domaine.
• Il s’applique en suivant quelques étapes clés: identifier, documenter, communiquer, contrôler les bonnes pratiques à partager.
• Il peut rencontrer plusieurs obstacles ou résistances, tels que la culture organisationnelle, la diversité des contextes, le manque de temps ou de ressources. Il faut donc mettre en place quelques solutions, telles que créer une culture de partage, adapter les bonnes pratiques, mobiliser du temps et des ressources.

L’importance d’une culture de partage dans l’entreprise

Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre ce qu’est le Yokoten, pourquoi il est si important pour les entreprises, comment il s’applique en pratique, quels sont ses avantages et quels sont les obstacles potentiels à sa mise en oeuvre. Nous vous invitons à mettre en pratique le Yokoten dans votre entreprise, afin de profiter de ses bénéfices et de créer une culture de partage dans votre organisation.

Le Yokoten est plus qu’un outil, c’est un état d’esprit, qui repose sur l’ouverture, la transparence, la coopération et l’apprentissage collectif. Le Yokoten est donc un facteur clé de succès pour toute entreprise qui veut se développer et se différencier dans un environnement concurrentiel.

Nous pensons que c’est un axe essentiel sur lequel Shizen peut largement accompagner les entreprises. N’hésitez pas à nous demander davantage d’informations !