Saviez-vous que le Kamishibai est un outil lean puissant qui vous permet de vérifier la conformité des standards, de résoudre les problèmes et d’améliorer en continu vos processus ? Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est le Kamishibai, comment il fonctionne, quels sont ses bénéfices et comment le mettre en place efficacement dans votre organisation.

Introduction à l’outil Kamishibai

Définition de Kamishibai et origine

Le mot Kamishibai signifie littéralement « théâtre de papier » en japonais. Il désigne une sorte de théâtre ambulant qui utilise des images et du texte pour raconter des histoires. Il se compose de planches cartonnées numérotées, qui présentent au recto une illustration et au verso le texte correspondant. Les planches sont insérées dans un butaï, un petit théâtre en bois qui sert de support visuel. Le narrateur glisse les planches une à une en racontant l’histoire aux spectateurs, qui voient les images mais pas le texte.

Le Kamishibai trouve son origine dans la tradition japonaise du contage, qui remonte au 12ème siècle avec les emaki, des rouleaux de papier peints qui servaient d’aide visuelle aux moines bouddhistes. Au fil des siècles, ce genre a évolué et s’est popularisé comme un divertissement pour les enfants, notamment dans les années 1930 et 1940, avant l’arrivée de la télévision.

Rôle de Kamishibai dans l’approche Lean

Dans le contexte du Lean management, le Kamishibai est un outil qui permet de vérifier la mise en œuvre des standards et des bonnes pratiques dans les processus. Il s’agit d’un système visuel et participatif qui implique tous les niveaux de l’organisation, du manager au collaborateur. Il permet de détecter les écarts par rapport aux standards, d’identifier les causes racines des problèmes et de mettre en place des actions correctives ou préventives. Il favorise ainsi la culture d’amélioration continue et la satisfaction du client.

Comprendre le fonctionnement de Kamishibai

Les composants d’un système Kamishibai

Un système Kamishibai se compose des éléments suivants :

Des cartes Kamishibai : ce sont des fiches qui décrivent les points à vérifier pour chaque processus. Elles sont généralement au format A4 ou A5 et comportent une couleur différente selon la fréquence de vérification (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle…). Chaque carte contient le nom du processus, le responsable, la date, la fréquence, les points à vérifier et les critères d’évaluation.
Un tableau Kamishibai : c’est un panneau mural qui sert à ranger et à afficher les cartes. Il est divisé en deux parties : une partie « à faire » où sont placées les cartes non vérifiées et une partie « fait » où sont placées les cartes vérifiées. Le tableau permet de visualiser facilement l’état d’avancement des vérifications.
Un butaï : c’est un support en bois ou en plastique qui sert à présenter les cartes lors des revues. Il peut être fixe ou mobile selon les besoins. Il permet de montrer aux participants les points à vérifier et les résultats obtenus.

Le processus de la revue Kamishibai

Le processus de la revue Kamishibai se déroule selon les étapes suivantes :

Le manager ou le responsable du processus choisit une carte Kamishibai dans la partie « à faire » du tableau et la place dans le butaï.
Il se rend sur le terrain avec le collaborateur concerné par le processus et vérifie les points indiqués sur la carte, en s’aidant du verso pour les détails.
Il évalue le niveau de conformité du processus selon les critères définis et note le résultat sur la carte (OK, KO, NA).
Si le résultat est OK, il félicite le collaborateur et replace la carte dans la partie « fait » du tableau. Si le résultat est KO, il analyse avec le collaborateur les causes du problème et définit avec lui les actions à mettre en œuvre pour y remédier. Il place alors la carte dans la partie « à faire » du tableau, en indiquant la date limite pour réaliser les actions.
Il répète les étapes précédentes jusqu’à ce qu’il ait vérifié toutes les cartes prévues pour la période.
Il synthétise les résultats de la revue Kamishibai et les communique aux parties prenantes. Il s’assure du suivi des actions correctives ou préventives et de leur efficacité.

Exemples de cartes Kamishibai pour différents processus

Voici quelques exemples de cartes pour différents processus :

Processus	Points à vérifier	Critères d’évaluation
Production	– Le poste de travail est propre et rangé – Les outils et les matières premières sont disponibles et en bon état – Le produit respecte les spécifications du client – Le temps de cycle est conforme au standard – Les anomalies sont signalées et traitées	– 5S respectés – Pas de rupture ni de dégradation – Pas de non-conformité ni de réclamation – Pas de dépassement ni de gaspillage – Pas d’arrêt ni d’accident
Maintenance	– Le plan de maintenance préventive est respecté – Les équipements sont contrôlés et lubrifiés – Les pièces de rechange sont stockées et gérées – Les interventions curatives sont enregistrées et analysées – Les améliorations sont proposées et réalisées	– Pas de retard ni d’oubli – Pas de panne ni de casse – Pas de rupture ni de surplus – Pas de récurrence ni d’impact – Pas d’attente ni de résistance
Qualité	– Le système qualité est documenté et mis à jour – Les audits internes et externes sont planifiés et réalisés – Les indicateurs qualité sont définis et suivis – Les actions correctives et préventives sont engagées et clôturées – La satisfaction client est mesurée et améliorée	– Pas d’incohérence ni d’obsolescence – Pas d’écart ni d’anomalie – Pas d’absence ni d’évolution – Pas d’inaction ni d’inefficacité – Pas d’insatisfaction ni d’attrition

Exemples de cartes Kamishibai

Bénéfices de l’utilisation de Kamishibai en Lean management

Amélioration de la visibilité et de la responsabilisation

L’utilisation du Kamishibai permet de rendre visible l’état des processus et des standards, ainsi que les problèmes rencontrés et les actions menées. Le tableau sert de support visuel pour communiquer les informations pertinentes aux parties prenantes. Il permet aussi de responsabiliser les acteurs du processus, qui sont impliqués dans la vérification, l’analyse et l’amélioration.

Augmentation de l’efficacité des processus

Il permet d’augmenter l’efficacité des processus en assurant le respect des standards et des bonnes pratiques. Il permet de détecter rapidement les écarts et les dysfonctionnements, et de les corriger avant qu’ils n’affectent la qualité du produit ou du service. Il permet aussi de réduire les gaspillages et les coûts liés aux non-conformités, aux réclamations ou aux retards. Le Kamishibai contribue ainsi à la performance opérationnelle et financière de l’organisation.

Renforcement de la culture d’amélioration continue

L’utilisation du Kamishibai permet de renforcer la culture d’amélioration continue en favorisant la participation et la collaboration de tous les acteurs du processus. Il permet de créer un climat de confiance et de transparence, où les problèmes sont considérés comme des opportunités d’amélioration et non comme des fautes. Il permet aussi de stimuler la créativité et l’innovation, en encourageant les propositions d’amélioration et en reconnaissant les efforts et les résultats. Il soutient ainsi la dynamique d’apprentissage et d’évolution de l’organisation.

Comment mettre en place un système Kamishibai efficace

Organisation nécessaire pour la mise en place

Pour mettre en place un système Kamishibai efficace, il faut respecter certaines conditions organisationnelles :

Définir les objectifs et le périmètre du système Kamishibai, en fonction des besoins et des priorités de l’organisation.
Impliquer les parties prenantes dans la conception et la mise en œuvre du système, en particulier les acteurs du processus concerné.
Former les participants au principe et au fonctionnement du système, en insistant sur les bénéfices attendus et le rôle de chacun.
Planifier les revues Kamishibai selon un calendrier régulier et adapté à la fréquence des processus.
Communiquer les résultats et les actions du système Kamishibai à tous les niveaux de l’organisation, en utilisant des supports visuels et des réunions.

Création des cartes et du tableau Kamishibai

Pour créer les cartes et le tableau Kamishibai, il faut suivre les étapes suivantes :

Identifier les processus clés à vérifier avec le système Kamishibai, en fonction des critères de qualité, de sécurité, de délai, etc.
Définir les standards à respecter pour chaque processus, en s’appuyant sur la documentation existante ou en créant de nouveaux documents.
Rédiger les cartes pour chaque processus, en indiquant le nom, le responsable, la fréquence, les points à vérifier et les critères d’évaluation. Choisir une couleur différente pour chaque fréquence (par exemple, rouge pour quotidien, jaune pour hebdomadaire, vert pour mensuel…).
Construire ou acheter un tableau Kamishibai qui permette de ranger et d’afficher les cartes. Diviser le tableau en deux parties : une partie « à faire » et une partie « fait ». Placer le tableau dans un endroit visible et accessible.
Construire ou acheter un butaï qui permette de présenter les cartes lors des revues. Choisir un butaï adapté à la taille des cartes et au nombre de participants. Placer le butaï à proximité du tableau ou du lieu de vérification.

Utiliser un kamishibai numérique

Pour faciliter la mise en place et le suivi du système Kamishibai, il est possible d’utiliser un outil numérique. Il s’agit d’une application informatique qui permet de créer, gérer et consulter les cartes sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. La solution numérique présente plusieurs avantages :

Il permet de gagner du temps et de l’espace, en évitant d’imprimer et de stocker les cartes papier.
Il permet de centraliser et de sécuriser les données, en évitant les pertes ou les modifications non autorisées.
Il permet de faciliter la communication et la collaboration, en permettant de partager et de consulter les cartes à distance.
Il permet d’analyser et d’améliorer les processus, en générant des indicateurs et des rapports.

Shizen est une plateforme qui propose nativement l’équivalent d’un kamishibai pour gérer les audits par exemple. Cela permet également de croiser les données avec les problèmes à résoudre, la croix sécurité et d’autres outils lean bien connus. Shizen vous permet de créer facilement vos cartes, de les assigner à vos équipes, de les vérifier sur le terrain avec votre smartphone, de visualiser les résultats sur un tableau de bord, et bien plus encore. Shizen vous accompagne dans votre démarche d’amélioration continue et vous aide à atteindre l’excellence opérationnelle.

Erreurs courantes à éviter lors de la mise en œuvre de Kamishibai

Risques de non engagement des employés

L’une des erreurs courantes lors de la mise en œuvre du Kamishibai est de ne pas impliquer suffisamment les employés dans le processus. Si cela est perçu comme une contrainte ou une sanction, il risque de générer du rejet ou de la résistance. Pour éviter cela, il faut :

Expliquer le sens et les bénéfices aux employés, en leur montrant comment il peut améliorer leur travail et leur satisfaction.
Solliciter leur avis et leurs suggestions pour créer les cartes, en tenant compte de leur expérience et de leur expertise.
Les impliquer dans la vérification et l’amélioration des processus, en leur donnant la possibilité de choisir les cartes, de proposer des actions et de participer aux revues.
Les reconnaître et les récompenser pour leur contribution au Kamishibai, en leur donnant du feedback positif, en célébrant les succès et en partageant les bonnes pratiques.

Dangers de l’absence de suivi régulier

Une autre erreur courante lors de la mise en œuvre est de ne pas assurer un suivi régulier des vérifications et des actions. S’il est réalisé de manière irrégulière ou aléatoire, il risque de perdre son efficacité et sa crédibilité. Pour éviter cela, il faut :

Définir un calendrier précis pour les revues Kamishibai, en respectant la fréquence définie pour chaque carte et en s’adaptant aux besoins du processus.
Respecter le calendrier établi, en s’engageant à réaliser les revues à la date prévue et en évitant les reports ou les annulations.
Suivre l’avancement des actions correctives ou préventives, en vérifiant leur réalisation dans les délais impartis et en mesurant leur efficacité.
Ajuster le système Kamishibai si nécessaire, en revoyant les cartes, le tableau ou le butaï selon l’évolution des processus ou des standards.

Écueils de la non-personnalisation des cartes Kamishibai

Une troisième erreur courante lors de la mise en œuvre du Kamishibai est de ne pas personnaliser les cartes selon le contexte et le processus. Si le Kamishibai est basé sur des cartes génériques ou inadaptées, il risque d’être inefficace ou incohérent. Pour éviter cela, il faut :

Analyser le processus en détail, en identifiant les étapes, les acteurs, les entrées, les sorties, les risques, etc.
Déterminer les points critiques à vérifier, en se basant sur les exigences du client, les normes applicables, les problèmes récurrents, etc.
Formuler les questions et les critères de manière claire et précise, en évitant les ambiguïtés, les généralités ou les subjectivités.
Adapter la fréquence et la couleur des cartes en fonction de l’importance et de la variabilité du processus, en privilégiant les vérifications fréquentes pour les processus critiques ou instables.

Conclusion sur l’importance de Kamishibai dans le Lean management

Pour conclure, le Kamishibai est un outil lean vital qui vous permet de vérifier la conformité des standards et des bonnes pratiques dans vos processus. Il vous aide à détecter et à résoudre les problèmes, à réduire les gaspillages et les coûts, et à améliorer en continu la qualité et la satisfaction du client. C’est un système visuel et participatif qui implique tous les niveaux de l’organisation, du manager au collaborateur. Il favorise la visibilité, la responsabilisation, la collaboration et l’innovation.

Pour mettre en place un système Kamishibai efficace, il faut respecter certaines conditions organisationnelles, créer des cartes et un tableau adaptés au contexte et au processus, et pourquoi pas utiliser une solution numérique comme Shizen pour faciliter la gestion et le suivi. En évitant les erreurs courantes liées au non engagement des employés, à l’absence de suivi régulier ou à la non personnalisation des cartes, vous pourrez tirer le meilleur parti du Kamishibai et atteindre l’excellence opérationnelle.

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Kamishibai : Outil lean vital, comment le mettre en place