Le kanban dans une démarche lean

Le kanban est une méthode agile qui permet de visualiser et de gérer le flux de travail dans une démarche lean. Le kanban a été développé par Toyota dans les années 1950 pour optimiser la production et réduire le gaspillage. Depuis, il s’est étendu à d’autres domaines, comme le développement web ou la gestion de projet. Mais comment fonctionne-t-il en lean management ? Quels sont ses avantages et ses limites ? Comment le mettre en œuvre efficacement ?

Cet article vous propose de découvrir le kanban dans une démarche lean, à travers ses origines, ses principes, ses exemples et ses bonnes pratiques..

Introduction à la démarche lean et au kanban

Origines de la démarche lean et du kanban

La démarche lean, ou lean management, est une philosophie de gestion qui vise à maximiser la valeur ajoutée pour le client tout en minimisant les sources de gaspillage. Le gaspillage peut être de différentes formes : surproduction, attente, transport, stockage, mouvement, défauts, etc. La démarche lean repose sur l’amélioration continue des processus, la résolution des problèmes à la source, l’implication des collaborateurs et la satisfaction du client.

Le kanban est un élément clé de la démarche lean. Le mot kanban signifie « carte visuelle » en japonais. Il s’agit d’un système qui permet de contrôler le flux de production en fonction de la demande réelle du client. Il a été inventé par Taiichi Ohno, un ingénieur chez Toyota, qui s’est inspiré du fonctionnement des supermarchés pour optimiser la gestion des stocks. Le principe est simple : chaque pièce ou matériel utilisé dans la production est accompagné d’une carte qui indique son nom, sa quantité, sa provenance et sa destination.

Lorsqu’une pièce est consommée, sa carte est renvoyée au fournisseur qui en produit une nouvelle. Ainsi, le kanban permet de synchroniser les différents acteurs du processus et d’éviter les ruptures ou les excès de stock.

Principes fondamentaux de la démarche lean

La démarche lean repose sur cinq principes fondamentaux :

• Identifier la valeur : il s’agit de définir ce que le client attend du produit ou du service, et ce qu’il est prêt à payer pour l’obtenir.
• Cartographier le flux de valeur : il s’agit de représenter les étapes nécessaires à la création et à la livraison du produit ou du service, en identifiant les sources de valeur ajoutée et les sources de gaspillage.
• Faire couler le flux : il s’agit d’éliminer les obstacles qui entravent le flux de production, comme les temps d’attente, les ruptures de stock, les erreurs ou les défauts.
• Mettre en place le tirage : il s’agit d’adapter la production à la demande du client, en évitant la surproduction ou le sous-production. C’est là que le kanban intervient comme un outil de régulation du flux.
• Viser la perfection : il s’agit de chercher constamment à améliorer les performances du processus, en mesurant les résultats, en analysant les causes des problèmes et en impliquant les acteurs dans la recherche de solutions.

Rôle du kanban dans la méthodologie lean

Il joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre du tirage en lean management. Le tirage consiste à produire uniquement ce qui est nécessaire, quand c’est nécessaire et dans la quantité nécessaire. Le tirage s’oppose au poussage, qui consiste à produire selon des prévisions ou des objectifs fixés à l’avance, sans tenir compte de la demande réelle du client.

Le kanban permet de mettre en place le tirage en créant un lien direct entre la demande du client et la production. Il agit comme un signal qui déclenche la production d’une pièce ou d’un matériel lorsque celui-ci est consommé. Il limite ainsi le niveau de stock à chaque étape du processus, en évitant les surstocks ou les ruptures. Il favorise également la communication et la collaboration entre les différents acteurs du processus, en rendant visible le flux de production et les besoins de chaque poste.

Comprendre le kanban en lean management

Définition du système kanban

Le système kanban est un système d’information visuel qui permet de gérer le flux de production en fonction de la demande du client. Ce système se compose de trois éléments principaux :

• Les cartes kanban : ce sont des supports visuels qui contiennent les informations relatives à une pièce ou à un matériel utilisé dans la production. Elles peuvent être de différentes couleurs, formes ou tailles, selon le type de produit ou le niveau de priorité. Les cartes kanban peuvent être physiques (papier, plastique, etc.) ou numériques (logiciel, application, etc.).
• Les contenants : ce sont des unités de stockage qui contiennent une quantité définie de pièces ou de matériaux. Les contenants peuvent être des bacs, des boîtes, des palettes, etc. Chaque contenant est associé à une carte kanban qui indique son contenu.
• Les postes : ce sont les différents lieux où se déroulent les opérations de production. Les postes peuvent être des machines, des ateliers, des départements, etc. Chaque poste dispose d’un espace réservé pour recevoir et envoyer les contenants et les cartes kanban.

Fonctionnement du kanban en lean

Le fonctionnement du kanban en lean peut se résumer en quatre étapes :

1. Le poste aval consomme une pièce ou un matériel et renvoie la carte kanban correspondante au poste amont.
2. Le poste amont reçoit la carte kanban et produit une nouvelle pièce ou un nouveau matériel.
3. Le poste amont place la nouvelle pièce ou le nouveau matériel dans un contenant et y attache la carte.
4. Le poste amont envoie le contenant au poste aval qui peut ainsi poursuivre sa production.

Ce cycle se répète à chaque fois qu’une pièce ou un matériel est consommé. Ainsi, le kanban assure un flux continu et régulier de production, sans interruption ni surcharge.

Mise en œuvre du kanban dans une démarche lean

Configurer le tableau kanban

Pour mettre en œuvre le kanban dans une démarche lean, il faut d’abord configurer le tableau kanban. Il s’agit d’un support visuel qui permet de représenter le flux de production et de suivre l’avancement des tâches. Le tableau kanban se compose généralement de trois colonnes :

• A faire : cette colonne contient les tâches à réaliser, sous forme de cartes kanban. Chaque carte indique le nom, la description, la priorité et le responsable de la tâche.
• En cours : cette colonne contient les tâches en cours de réalisation, sous forme de cartes également. Chaque carte indique le nom, la description, la priorité, le responsable et l’état d’avancement de la tâche.
• Fait : cette colonne contient les tâches terminées, toujours sous forme de cartes. Chaque carte indique le nom, la description, la priorité et le responsable de la tâche.

Le tableau peut être adapté selon les besoins et les spécificités du processus. Par exemple, on peut ajouter des colonnes supplémentaires pour représenter des étapes intermédiaires, comme « En attente », « En test », « En validation », etc. On peut également utiliser des couleurs ou des symboles pour différencier les types ou les niveaux de priorité des tâches.

Attribuer des tâches et suivre le flux de travail

Pour attribuer des tâches et suivre le flux de travail, il faut respecter les règles suivantes :

• Chaque membre de l’équipe peut choisir une tâche à faire selon ses compétences et sa disponibilité. Il doit alors déplacer la carte correspondante de la colonne « A faire » vers la colonne « En cours ».
• Chaque membre de l’équipe doit s’engager à terminer la tâche qu’il a choisie dans un délai raisonnable. Il doit alors mettre à jour régulièrement l’état d’avancement de la tâche sur la carte kanban.
• Chaque membre de l’équipe doit respecter la limite de travail en cours (WIP) fixée pour chaque colonne. La limite de WIP est le nombre maximum de tâches qui peuvent être en cours à un moment donné. Elle permet d’éviter la surcharge de travail et de favoriser la qualité.
• Lorsqu’une tâche est terminée, le membre de l’équipe doit déplacer la carte correspondante de la colonne « En cours » vers la colonne « Fait ». Il doit également vérifier que la tâche respecte les critères de qualité définis au préalable.
• Lorsqu’une tâche est validée, le membre de l’équipe peut choisir une nouvelle tâche à faire, en respectant les règles précédentes.

Ainsi, le tableau permet de visualiser le flux de travail et de suivre l’avancement des tâches. Il permet également d’identifier les goulots d’étranglement, les retards ou les anomalies dans le processus.

Les règles à respecter pour la mise en œuvre du kanban

Pour que le kanban soit efficace dans une démarche lean, il faut respecter certaines règles :

• Ne pas modifier le système kanban sans l’accord des parties prenantes. Le système doit être stable et cohérent pour assurer un flux régulier et fiable.
• Ne pas ignorer les signaux. Le kanban est un outil de communication qui permet d’alerter sur les besoins et les problèmes du processus. Il faut donc y prêter attention et y réagir rapidement.
• Ne pas dépasser les limites de WIP. Les limites de WIP sont essentielles pour éviter la surproduction, le gaspillage et le stress. Il faut donc les respecter scrupuleusement et les ajuster si nécessaire.
• Ne pas négliger la qualité. Le kanban vise à améliorer la satisfaction du client en livrant des produits ou des services conformes à ses attentes. Il faut donc s’assurer que chaque tâche respecte les standards de qualité requis.
• Ne pas se contenter du statu quo. Le kanban est un outil d’amélioration continue qui permet d’optimiser les performances du processus. Il faut donc chercher constamment à identifier les sources d’amélioration et à mettre en œuvre des actions correctives ou préventives.

Les avantages du kanban en lean

Amélioration de la productivité

L’un des principaux avantages du kanban en lean est qu’il permet d’améliorer la productivité du processus. En effet, le kanban permet de :

• Réduire les stocks inutiles et les coûts associés.
• Réduire les temps d’attente et les délais de livraison.
• Réduire les erreurs et les défauts qui entraînent des retouches ou des pertes.
• Réduire le gaspillage sous toutes ses formes (matières premières, énergie, espace, etc.).
• Augmenter le taux d’utilisation des ressources (machines, équipements, personnel, etc.).
• Augmenter le taux de satisfaction du client qui reçoit un produit ou un service conforme à ses besoins.

Bénéfices de la visualisation du processus

Un autre avantage du kanban en lean est qu’il permet de visualiser le processus et de le rendre plus transparent. En effet, il permet de :

• Faciliter la compréhension du processus et de ses enjeux par tous les acteurs.
• Faciliter la communication et la collaboration entre les différents acteurs du processus.
• Faciliter le suivi et le contrôle du processus et de ses résultats.
• Faciliter l’identification et la résolution des problèmes qui affectent le processus.
• Faciliter l’implication et la motivation des acteurs du processus qui voient l’impact de leur travail.

Optimisation continue grâce au kanban

Un troisième avantage est qu’il permet d’optimiser continuellement le processus et de le rendre plus performant :

• Collecter des données sur le fonctionnement du processus (temps, coûts, qualité, etc.).
• Analyser ces données pour identifier les forces et les faiblesses du processus.
• Proposer des solutions pour améliorer le processus et éliminer les sources de gaspillage.
• Tester ces solutions et mesurer leur efficacité.
• Implémenter ces solutions et les pérenniser.
• Recommencer le cycle d’amélioration continue pour viser la perfection.

Exemples d’application du kanban en lean

Utilisation du kanban dans le secteur automobile

L’un des exemples les plus connus d’application du kanban en lean est celui du secteur automobile. Il a été développé par Toyota pour optimiser sa production de véhicules. Il permet à Toyota de :

• Synchroniser la production avec la demande du client, en évitant les surstocks ou les ruptures.
• Réduire les coûts de stockage, de transport et de manutention des pièces et des matériaux.
• Réduire les délais de production et de livraison des véhicules.
• Réduire les défauts et les retours des clients.
• Augmenter la flexibilité et la réactivité face aux changements de la demande ou du marché.

Aujourd’hui, il est utilisé par de nombreux constructeurs automobiles dans le monde, qui ont adopté la démarche lean inspirée par Toyota.

Exemple du kanban en informatique

Un autre exemple d’application en lean est celui du secteur informatique. Il a été adapté au domaine du développement web pour gérer les projets informatiques. Il permet aux développeurs de :

• Prioriser les tâches à réaliser selon leur importance et leur urgence.
• Gérer le flux de travail en fonction de la capacité de l’équipe.
• Livrer des produits ou des services fonctionnels et de qualité aux clients.
• Adapter le processus aux besoins changeants des clients ou aux contraintes techniques.
• Améliorer continuellement le processus et les pratiques de développement.

Aujourd’hui, il est utilisé par de nombreux développeurs web qui ont adopté la méthode agile inspirée par le lean management.

Pièges à éviter lors de l’implémentation du kanban

Risques de la surcharge de travail

L’un des pièges à éviter lors de l’implémentation du kanban est celui de la surcharge de travail. En effet, si le nombre de tâches à faire dépasse la capacité de l’équipe, il peut perdre son efficacité. La surcharge de travail peut entraîner :

• Une baisse de la qualité du produit ou du service livré au client.
• Une augmentation du stress et du mécontentement des acteurs du processus.
• Une diminution de la créativité et de l’innovation dans le processus.

Pour éviter la surcharge de travail, il faut respecter les limites de WIP fixées pour chaque colonne du tableau kanban. Il faut également veiller à équilibrer la charge de travail entre les différents acteurs du processus, en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Il faut enfin s’assurer que les tâches sont clairement définies et priorisées, pour éviter les confusions ou les conflits.

Importance d’un suivi régulier pour l’efficacité du kanban

Un autre piège à éviter lors de l’implémentation est celui du manque de suivi. En effet, s’il n’est pas mis à jour régulièrement, il peut perdre sa fiabilité et sa pertinence. Le manque de suivi peut entraîner :

• Une perte de visibilité sur le flux de production et sur l’état des tâches.
• Une perte de synchronisation entre les différents acteurs du processus.
• Une perte d’opportunités d’amélioration du processus.

Pour éviter le manque de suivi, il faut s’engager à mettre à jour le tableau à chaque fois qu’une tâche est commencée, terminée ou modifiée. Il faut également organiser des réunions régulières avec les acteurs du processus, pour faire le point sur l’avancement des tâches, les problèmes rencontrés et les solutions envisagées. Il faut enfin utiliser des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité du kanban et identifier les axes d’amélioration.

Conclusion

Relever les défis de l’implémentation du kanban en lean

Le kanban est un outil puissant qui permet de mettre en œuvre la démarche lean dans différents domaines d’activité. Il permet de visualiser et de gérer le flux de production en fonction de la demande du client, tout en réduisant le gaspillage et en améliorant la qualité. Il permet également d’optimiser continuellement le processus et de le rendre plus performant.

Cependant, le kanban n’est pas une solution miracle qui s’applique sans effort ni adaptation. Il nécessite un engagement fort de la part des acteurs du processus, qui doivent respecter les règles du système, mettre à jour régulièrement le tableau et chercher constamment à améliorer le processus. Le kanban nécessite également une culture d’amélioration continue, qui implique une remise en question permanente des pratiques et des résultats.

Le futur de la démarche lean et du kanban

Le kanban est un outil qui a fait ses preuves dans de nombreux secteurs d’activité, mais qui n’a pas fini d’évoluer. Le kanban s’adapte aux besoins et aux contraintes des organisations, en intégrant les nouvelles technologies et les nouvelles méthodes de travail. Le kanban se combine avec d’autres outils ou méthodes, comme le scrum, le six sigma ou le design thinking, pour créer des solutions innovantes et performantes.

Le kanban est également un outil qui se diffuse dans d’autres domaines que la production industrielle ou le développement web. Il peut s’appliquer à la gestion personnelle ou familiale, à l’éducation ou à la santé, pour organiser et optimiser les activités quotidiennes. Il peut ainsi contribuer à améliorer la qualité de vie et le bien-être des individus.

Le kanban est donc un outil qui a encore un bel avenir devant lui, tant qu’il reste fidèle aux principes du lean management : créer de la valeur pour le client, éliminer le gaspillage et viser la perfection.