Introduction à la notion d’Obeya
L’obeya est un concept de management visuel qui permet de gérer des projets complexes en impliquant les différents acteurs de l’entreprise. Il s’agit d’une méthode qui favorise la communication, la collaboration et la prise de décision rapide et efficace. Mais d’où vient ce terme et comment l’appliquer dans une démarche Lean ?
Définition de l’Obeya
Le mot obeya vient du japonais 大部屋, qui signifie « grande salle » ou « salle de réunion ». Il désigne un espace physique ou virtuel où sont affichées les informations clés relatives à un projet, à un processus ou à une stratégie. L’obeya permet de visualiser l’état d’avancement du travail, les objectifs à atteindre, les problèmes à résoudre, les actions à mener, etc. L’obeya est aussi un lieu de travail collaboratif où se réunissent régulièrement les membres de l’équipe projet, ainsi que les représentants des différents services, départements ou directions concernés par le projet. L’obeya facilite ainsi les échanges, le partage d’idées, le feedback, l’alignement et la coordination entre les parties prenantes.
Origine et histoire de l’Obeya
L’obeya est une pratique issue du Lean management, une méthode d’amélioration continue qui vise à optimiser la valeur ajoutée pour le client en éliminant les gaspillages et les activités sans valeur. Le Lean management est inspiré du Toyota Production System (TPS), un système de production développé par le constructeur automobile japonais Toyota dans les années 1950 qui repose notamment sur deux piliers : le juste-à-temps (JIT), et le jidoka.
L’obeya a été introduit par Toyota dans les années 1990, lors du développement de la première voiture hybride, la Prius. Le chef de projet, Takeshi Uchiyamada, avait pour mission de concevoir la voiture du 21ème siècle, avec des objectifs ambitieux en termes de consommation de carburant, de performance et d’innovation. Pour relever ce défi, il a créé une obeya room où il réunissait régulièrement les responsables des différentes disciplines impliquées dans le projet : ingénierie, design, marketing, production, etc.
Dans cette salle obeya, il affichait les données techniques, les plans, les maquettes, les résultats des tests, etc. Il utilisait également le plan-do-check-act (PDCA). Grâce à l’obeya, Uchiyamada a réussi à coordonner efficacement les différents intervenants du projet et à réduire le temps de développement de la Prius de moitié par rapport aux standards habituels.
Les principes fondamentaux de l’Obeya
La visualisation de l’information
L’un des objectifs est de rendre visible l’information pertinente pour le projet. Il s’agit d’utiliser des supports visuels tels que des tableaux, des graphiques, des indicateurs clés de performance (KPI), des diagrammes de Gantt, des cartes heuristiques, etc. Ces supports visuels permettent de synthétiser l’information, de faciliter sa compréhension, de mettre en évidence les points importants, les écarts, les tendances, etc. La visualisation de l’information permet également de stimuler la créativité, l’engagement et la motivation des équipes.
Le travail d’équipe et la communication
L’autre objectif de l’obeya est de favoriser le travail d’équipe et la communication entre les différents acteurs du projet. Il s’agit d’organiser des réunions régulières dans la salle obeya, où les participants partagent leurs avancées, leurs difficultés, leurs besoins, leurs idées, leurs feedbacks, etc. Ces réunions permettent de créer une culture de la collaboration, de la confiance et du respect mutuel.
La prise de décision centrée sur les faits
Cette méthode vise également à améliorer la qualité et la rapidité de la prise de décision. Il s’agit de baser les décisions sur des faits concrets et vérifiables, plutôt que sur des opinions ou des intuitions. Les supports visuels affichés dans la salle obeya fournissent des données objectives et actualisées sur le projet. Ils permettent aux décideurs de disposer d’une vision globale et détaillée de la situation, d’identifier les causes réelles des problèmes, d’évaluer les risques et les opportunités, de choisir les meilleures solutions, etc.
La gestion en temps réel
L’obeya permet enfin de gérer le projet en temps réel. Il s’agit d’adapter le plan d’action en fonction des changements du contexte, des besoins du client, des résultats obtenus, etc. L’obeya permet de réduire les délais et les coûts du projet, en évitant les retards, les erreurs, les gaspillages, etc. L’obeya permet aussi d’accroître la valeur ajoutée du projet, en répondant aux attentes du client, en livrant un produit ou un service de qualité, en innovant, etc.
La mise en place d’une Obeya Room
Pour mettre en place une obeya room dans votre entreprise, vous devez suivre trois étapes : la préparation de la salle obeya, la sélection des informations à afficher et l’organisation des réunions d’obeya.
La préparation de la salle Obeya
La première étape consiste à choisir et à aménager un espace dédié au projet. Il peut s’agir d’une salle physique ou d’un espace virtuel accessible via un logiciel ou une plateforme en ligne. L’espace doit être suffisamment grand pour accueillir tous les participants au projet et pour afficher toutes les informations nécessaires. Il doit être facilement accessible et disponible à tout moment. Il doit être équipé du matériel nécessaire pour afficher et modifier les informations : tableaux blancs, feutres, post-it, écrans, projecteurs, etc.
La sélection des informations à afficher
La deuxième étape consiste à définir et à sélectionner les informations à afficher dans la salle obeya. Il s’agit de choisir les supports visuels qui vont représenter le projet dans ses différentes dimensions : le contexte, le périmètre, le planning, le budget, la qualité, les risques, etc. Il s’agit aussi de choisir les indicateurs clés de performance qui vont mesurer l’avancement du projet par rapport aux objectifs fixés. Les informations doivent être pertinentes, claires, simples et lisibles. Elles doivent être mises à jour régulièrement et refléter la réalité du terrain.
L’organisation des réunions d’Obeya
La troisième étape consiste à organiser des réunions régulières dans la salle obeya. Il s’agit de réunir tous les acteurs du projet : le chef de projet, les membres de l’équipe, les représentants des différents services, départements ou directions concernés par le projet, etc. Les réunions doivent être fréquentes, courtes et efficaces. Elles doivent avoir un ordre du jour clair et un animateur qui facilite les échanges. Les réunions doivent permettre de faire le point sur l’état du projet, de partager les informations, de résoudre les problèmes, de prendre des décisions, de définir les actions à réaliser, etc.
Les avantages de l’Obeya dans une démarche Lean
L’obeya est un outil puissant pour mettre en œuvre une démarche Lean dans votre entreprise. Il présente de nombreux avantages, tels que :
Amélioration de la communication et de la collaboration
L’obeya favorise la communication et la collaboration entre les différents acteurs du projet. Il permet de créer une équipe soudée et engagée, qui partage une vision commune et qui travaille ensemble vers un même objectif. Il permet aussi de réduire les silos organisationnels et de favoriser les synergies entre les différents services, départements ou directions. Il permet enfin de renforcer la relation avec le client, en l’impliquant dans le projet et en lui montrant les résultats.
Augmentation de la transparence et de la visibilité
L’obeya permet d’augmenter la transparence et la visibilité du projet. Il permet à tous les acteurs du projet d’avoir accès à l’information pertinente et actualisée. Il permet aussi de rendre visible les problèmes, les risques, les opportunités, etc. Il permet enfin de mesurer la performance du projet et de vérifier l’atteinte des objectifs.
Facilitation de la prise de décision
L’obeya facilite la prise de décision dans le projet. Il permet de baser les décisions sur des faits concrets et vérifiables. Il permet aussi d’accélérer le processus de décision, en évitant les allers-retours inutiles, les réunions interminables, les validations hiérarchiques, etc. Il permet enfin d’améliorer la qualité des décisions, en impliquant les personnes compétentes et concernées.
Conclusion : Pourquoi et quand utiliser l’Obeya
L’obeya est une méthode efficace pour gérer des projets complexes dans une démarche Lean. Il permet d’améliorer la communication, la collaboration, la transparence, la visibilité, la prise de décision et la performance du projet. Il permet aussi d’innover, de créer de la valeur pour le client et pour l’entreprise.
C’est également un excellent outil pour déployer une démarche Kaizen de lean management dans une entreprise.
Vous pouvez l’utiliser si vous souhaitez :
- Suivre votre démarche d’amélioration continue
- Suivre et pérenniser vos résolutions de problème
- Gérer un projet complexe, innovant ou stratégique
- Impliquer les différents acteurs du projet
- Visualiser l’information pertinente pour le projet
- Favoriser le travail d’équipe et la communication
- Prendre des décisions rapides et efficaces
- Créer de la valeur pour le client et pour l’entreprise
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