Les réunions AIC, pourquoi c’est aussi important ? 3 conseils

Les réunions AIC sont un outil clé dans une approche d’amélioration continue ou de lean management. Dans le monde du travail, les réunions sont souvent considérées comme une perte de temps, une source de frustration ou un obstacle à la productivité. Pourtant, elles sont indispensables pour assurer la coordination, la communication et la collaboration entre les différents acteurs d’une organisation. Mais comment faire pour que les réunions soient efficaces, pertinentes et motivantes? C’est là qu’interviennent les réunions AIC, ou animation à intervalle court.

Ces réunions sont un outil clé du lean management, une approche globale de gestion des opérations dont l’objectif est d’optimiser les processus de production et à éliminer les gaspillages. Dans cet article, nous allons vous expliquer ce que sont les réunions AIC, pourquoi elles sont cruciales pour le succès de votre organisation, comment les mettre en place et les animer, et quels sont les défis et les solutions pour les réaliser à distance.

Pourquoi les réunions AIC sont-elles cruciales?

Les réunions AIC sont des réunions courtes, souvent d’une durée de 5 à 10 minutes, qui ont lieu tous les jours à la même heure et au même endroit. Elles s’appuient sur le management visuel pour suivre des indicateurs clés de performance (KPI) bien définis, ainsi que pour mesurer la performance d’un site de production. Ces éléments visuels permettent d’identifier en temps réel les écarts de performance afin de réagir rapidement en cas de problème.

De plus, les réunions AIC valorisent l’expertise de terrain et la participation active de tous les membres de l’équipe à l’optimisation des processus. Les éventuelles anomalies, ainsi que les pertes de temps, sont visualisées et remontées plus facilement, ce qui encourage tous les acteurs, qu’ils soient opérateurs terrain, superviseurs ou cadres, à proposer des pistes d’amélioration.

Les réunions AIC présentent donc de nombreux avantages pour votre organisation, parmi lesquels:

Encouragement de la collaboration et de la communication

Facilitation du processus de prise de décision

Les réunions AIC facilitent la résolution des problèmes et l’amélioration continue. Elles permettent d’analyser les causes des écarts de performance, de définir des actions correctives ou préventives, et de suivre leur mise en œuvre. Elles favorisent également la remontée des idées d’amélioration et leur validation par le groupe. Elles donnent ainsi plus d’autonomie et de responsabilité aux équipes.

Stimulation de la créativité et de l’innovation

Les réunions AIC stimulent la créativité et l’innovation. Elles permettent d’explorer différentes pistes d’amélioration, de tester des hypothèses, d’expérimenter des solutions et d’en mesurer l’impact. Elles encouragent également le partage des bonnes pratiques et des retours d’expérience entre les équipes. Elles contribuent ainsi à l’amélioration continue des processus et à la création de valeur ajoutée.

Comment tirer le meilleur parti des réunions AIC?

Pour que les réunions AIC soient efficaces, il ne suffit pas de les organiser et de les animer. Il faut également les préparer, les suivre et les évaluer. Voici quelques conseils pour optimiser vos réunions AIC:

Préparation adéquate avant la réunion

Avant la réunion, il est important de définir les objectifs, les indicateurs, les participants, le lieu, la durée et l’ordre du jour de la réunion. Il faut également s’assurer que les données nécessaires sont disponibles, fiables et à jour. Il faut enfin informer les participants des modalités de la réunion, leur rappeler les règles de fonctionnement et le sens de ce rituel d’animation.

Assurer une participation active pendant la réunion

Pendant la réunion, il faut veiller à respecter le temps imparti, à suivre l’ordre du jour, à utiliser le management visuel, à solliciter l’avis de tous les participants, à favoriser les échanges constructifs, à prendre des décisions claires et à définir des actions concrètes. Il faut également noter les points importants, les engagements pris et les résultats obtenus.

Voilà quelques étapes-clés :

1. Définir les indicateurs de performance pertinents pour mesurer les résultats attendus (qualité, coût, délai, sécurité, etc.) ;
2. Afficher ces indicateurs sur un tableau de bord visuel accessible à tous les membres de l’équipe ;
3. Analyser les écarts par rapport aux objectifs, et choisir des créneaux de résolutions pour identifier les causes racines et définir les actions correctives à mettre en œuvre ;
4. Suivre l’avancement des actions et vérifier leur efficacité ;
5. Célébrer les succès et reconnaître les efforts des collaborateurs.

Suivi efficace après la réunion

Après la réunion, il faut diffuser un compte-rendu synthétique aux participants et aux autres parties prenantes. Il faut également s’assurer que les actions décidées sont mises en œuvre dans les délais impartis, que les indicateurs sont mis à jour et que les résultats sont mesurés. Il faut enfin évaluer la qualité de la réunion et identifier les points d’amélioration pour la prochaine.

En somme, il faut penser ses réunions AIC en mode PDCA :

• Planifier (définir la réunion, les indicateurs, les sujets à aborder),
• Faire (suivre la réunion),
• Contrôler (identifier les manques éventuels pendant la réunion),
• Agir (améliorer le contenu de la réunion avec l’équipe).

Voilà un exemple simple d’une réunion qui existe réellement chez certains de nos clients industriels :

1. Point sécurité
2. Suivi des indicateurs de performance de l’équipe et présentation des résultats de la veille
3. Identification et partage des problèmes remontés
4. Définition de créneaux de résolution de problèmes et définition de responsables des RP
5. Suivi de l’avancement des actions en cours
6. Reconnaissance des succès et des progrès réalisés
7. Météo du jour
8. Conclusion et clôture de la réunion

Les défis des réunions AIC et comment y faire face

Les réunions AIC présentent de nombreux avantages, mais elles comportent aussi des défis, notamment lorsque les équipes sont dispersées géographiquement ou en télétravail. Dans ce cas, il faut adapter les modalités des réunions AIC pour qu’elles soient réalisables à distance. Voici quelques exemples de problèmes que vous pouvez rencontrer et comment y remédier:

Problèmes techniques

Lorsque vous organisez ou participez à une réunion AIC à distance, vous devez vous assurer que vous disposez d’un matériel informatique adapté, d’une connexion internet stable et d’un logiciel de visioconférence performant. Vous devez également vérifier que le son et l’image sont de bonne qualité, que le partage d’écran fonctionne correctement et que le management visuel est visible par tous les participants. En cas de problème technique, vous devez être capable de le résoudre rapidement ou de trouver une solution alternative.

Difficulté à engager les participants

Lorsque vous animez ou participez à une réunion AIC à distance, vous devez faire face à des distractions potentielles, à un manque de contact visuel ou à une moindre implication des participants. Pour éviter cela, vous devez créer un climat de confiance et de convivialité, utiliser un langage clair et simple, varier les supports et les activités, solliciter régulièrement l’avis et le feedback des participants, reconnaître leurs contributions et valoriser leurs efforts.

Shizen vous aide à organiser et animer vos réunions AIC en présentiel ou à distance. Shizen vous permet de collecter et de centraliser les données clés qui impactent votre performance, de visualiser en temps réel les écarts et les problèmes rencontrés sur le terrain, de définir et de suivre les actions correctives ou préventives à mettre en œuvre, et d’animer des rituels d’amélioration continue avec vos équipes. Shizen vous aide ainsi à engager chaque personne dans la résolution des problèmes et l’optimisation des processus.

Comment surmonter ces défis

Pour surmonter ces défis, vous devez adopter une posture adaptée aux spécificités du travail à distance. Vous devez être attentif aux besoins et aux attentes de vos interlocuteurs, être flexible et réactif face aux imprévus, être transparent et honnête sur les résultats et les difficultés rencontrées, et être reconnaissant et encourageant envers vos collaborateurs. Vous devez également utiliser les outils adaptés pour faciliter la communication, la collaboration et le management visuel à distance, comme Shizen.

Utiliser l’AIC digital

Le rôle des logiciels d’animation dans l’AIC digital

Le rôle des logiciels d’animation dans l’AIC digital est essentiel, car ils sont le support technique qui rend possible la mise en œuvre de cette méthode. Il existe plusieurs logiciels d’animation sur le marché, mais ils ne sont pas tous adaptés aux besoins spécifiques de l’AIC digital. Il faut donc choisir un logiciel qui offre les fonctionnalités suivantes :

• La collecte automatique des données provenant des différents systèmes d’information (ERP, MES, CRM…)
• La création facile et personnalisée des écrans de management visuel
• La diffusion simultanée des informations sur plusieurs supports (TV, PC, tablette…)
• La possibilité de modifier les informations en temps réel et de les annoter
• La facilitation de la communication et de la collaboration entre les équipes
• L’analyse des données et la génération de rapports
• L’intégration avec l’agenda et le suivi des réunions

C’est en cherchant à répondre à ces besoins que nous avons développé Shizen. Alliant des expert du Lean et de la transformation, Progress Partners, et des ingénieurs en transformation et en innovation, nous avons créé une solution qui permet aux utilisateurs de gagner plus de 30 minutes dans la préparation des réunions.

Shizen permet également d’éradiquer 2 fois plus de problèmes. La solution s’adapte aux besoins des organisations avec un niveau de flexibilité maximal. N’hésitez pas à venir nous demander davantage d’informations.

L’avantage de l’AIC digital sur les méthodes d’animation traditionnelles

L’avantage de l’AIC digital sur les méthodes d’animation traditionnelles est qu’il permet de gagner du temps, de l’énergie et des ressources. En effet, avec l’AIC digital, il n’est plus nécessaire de préparer des supports papier ou des tableaux blancs pour animer les réunions. Il suffit de se connecter à un logiciel d’animation qui centralise toutes les données utiles et qui les affiche sur des écrans interactifs. Cela évite les pertes d’information, les erreurs de saisie et les mises à jour fastidieuses.

L’AIC digital permet aussi de réduire les déplacements inutiles, les interruptions intempestives et les perturbations du flux de production. En effet, avec l’AIC digital, il est possible d’animer les réunions à distance, grâce à la visioconférence ou au webinaire. Cela permet aux animateurs et aux participants de rester connectés à leur poste de travail, tout en bénéficiant d’un échange direct et interactif. Cela favorise la continuité du service, la sécurité du personnel et la satisfaction du client.

Conclusion: L’impact des réunions AIC sur le succès de l’organisation

Les réunions AIC sont un levier puissant pour améliorer la performance et la satisfaction de vos équipes. Elles vous permettent de suivre en temps réel les indicateurs clés de performance, d’identifier et de résoudre les problèmes, de stimuler la créativité et l’innovation, et d’impliquer tous les acteurs dans l’amélioration continue des processus. Elles favorisent également la collaboration et la communication entre les différents membres de l’équipe, ainsi que la prise de décision rapide et efficace. Elles contribuent ainsi à renforcer la compétitivité et la pérennité de votre organisation.

Pour tirer le meilleur parti des réunions AIC, vous devez les préparer, les animer et les suivre avec rigueur et méthode. Vous devez également adapter vos modalités de réunion aux contraintes du travail à distance, en utilisant des outils performants comme Shizen, le meilleur logiciel de management de la performance. Avec Shizen, vous pouvez collecter et visualiser les données clés qui impactent votre performance, animer des rituels d’amélioration continue avec vos équipes, et engager chaque personne dans la résolution des problèmes et l’optimisation des processus.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les réunions AIC, sur le lean management ou sur Shizen, n’hésitez pas à nous contacter ou à visiter notre site web. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre démarche d’excellence opérationnelle.