Quel est le véritable intérêt du management visuel digital ?

Quel est le véritable intérêt du management visuel digital ?

Quel est le véritable intérêt du management visuel digital ?

« Et si nous passions au management visuel digital ? ». De plus en plus d’entreprises se posent cette question. En effet, les entreprises veulent accélérer leur digitalisation et le travail à distance s’est répandu extrêmement rapidement dernièrement.

Afin de mieux comprendre l’intérêt d’un management visuel digital, repartons de la base : qu’est-ce que le management visuel ? A quoi sert-il ?

Qu’il se matérialise par un marquage au sol ou des tableaux et des chiffres sur des murs, le management visuel permet de rendre évidents les écarts. Nous nous intéresserons ici au management visuel de la performance. Selon l’Institut Lean France, son but est de créer un espace de pensée. C’est une boussole qui permet à tout le monde de comprendre comment contribuer et de faire des suggestions. Il donne un état de santé des activités, permet de savoir si les problèmes sont identifiés et traités, et facilite donc la réalisation d’améliorations quotidiennes. C’est logiquement un excellent outil pour impliquer les équipes dans la démarche de progrès et la performance du quotidien. Pour que cela fonctionne, il faut ne pas se tromper sur la qualité (forme et fond) du visuel et sur l’animation managériale autour de ce visuel.

Mais le management visuel physique fait rapidement face à certaines limites :

  • Il faut savoir construire un bon management visuel, en connaitre les composantes essentielles et les clés de réussite. Un expert doit donc assister l’équipe lors de sa création.
  • Le management visuel physique trouve naturellement ses limites lorsque des équipes sont multisites et travaillent à distance.
  • Il faut prendre le temps, tous les jours, d’alimenter le management visuel avec les données nécessaires. Cela peut vite devenir chronophage et démotivant pour les équipes, surtout si des données ont déjà été saisies ailleurs (ERP, fichier Excel, autre management visuel etc.).

Avec ces trois exemples, on comprend les premières raisons qui peuvent pousser les entreprises à se digitaliser. Mais se limiter à ces exemples est une erreur stratégique !  

Le digital doit apporter de la valeur, augmenter le champ des possibles et ne pas simplement reproduire les anciens visuels de manière digitale. Matthieu Helas, associé de Progress Partners et expert Lean, le résume très bien : « La valeur ajoutée de la digitalisation, c’est l’intelligence qu’on y met pour entraîner les collaborateurs et l’entreprise au service de la satisfaction client et de la performance. Ce n’est pas seulement pouvoir reproduire des tableaux Velleda sur écran. »

Alors quels nouveaux horizons, nouvelles possibilités permet le digital ?
Liste non-exhaustive des avantages du management visuel digital :

1.      Aider à la conception du management visuel

Le Velleda ne donne pas de conseils ! On l’a dit dans les premières limites classiques du management visuel : il faut avoir l’expertise et l’expérience pour créer un management visuel adapté et incluant l’ensemble des ingrédients nécessaires.

Le digital doit amener cela. Un bon digital doit donner les meilleures bases du management visuel, pour que celui-ci délivre les résultats souhaités.

Notez par ailleurs : Une démarche de d’Excellence Opérationnelle ne peut pas reposer seulement sur quelques experts. L’ensemble des salariés doivent être acteurs de cette démarche, et cela ne peut se faire seulement si l’ensemble des salariés ont la capacité à prendre des initiatives. Ils prendront des initiatives s’ils savent qu’ils vont dans la bonne direction. Donc si l’on veut que les équipes soient capables de créer un management visuel et de le faire vivre, il faut qu’elles soient accompagnées. Or, pour des raisons économiques évidentes, il est impossible d’avoir un expert dédié pour chaque équipe, présent tous les jours pour les aider.

Le digital hérite donc de la mission de guider l’ensemble des équipes, tous les jours, sur leurs activités d’amélioration et d’animation de la performance. Nous avons identifié 20 points clés de bonnes pratiques pour construire son management visuel ; en passant par les indicateurs de processus et résultats, balayer les thématiques SQDCM, les échelle de temps, le management en mode PDCA. Tout en étant ouvert à une appropriation des équipes terrains sur leurs besoins, le digital doit permettre de ne pas déroger aux principes et aux concepts clés. Il doit amener mécaniquement du conseil pour éviter de tomber dans ces pièges.

Le digital amène aussi la scalabilité. Quand un management visuel est construit à un endroit, il peut être standardisé et répliqué ailleurs. Les équipes ne passent pas leur temps à reconstruire des tableaux.

2.    Soutenir l’animation d’équipe et l’intelligence collective devant un management visuel

Une fois que le support est bon, il est essentiel de bien savoir l’animer.

Tous les jours, les équipes se réunissent et travaillent autour de ces managements visuels lors de plusieurs cas d’usage : rituels de performance, ateliers de résolution de problème, chantiers d’amélioration, obeya de pilotage projet ou de gestion de crise etc. Le digital doit pouvoir guider les équipes sur l’ensemble de ces cas d’usages : leur donner les bases théoriques, mais aussi analyser le travail en cours et guider ces équipes. Le digital doit amener des bonnes pratiques pour maximiser les conditions d’un travail collectif : Poser les rôles des participants, mettre un système poka-yoke pour le timing, démarrer et finir à l’heure, aborder l’ensemble des points clés etc.

« Attention, cet indicateur est dans le rouge pour la 5ème fois du mois, ne devrait-on pas analyser la cause de ces écarts ? »
« Attention, vous passer au plan d’action de résolution sans avoir chercher de causes racines ! ».

Il faut maximiser les résultats issus du temps passé par l’équipe devant le management visuel. Chaque employé passe généralement 45 heures par an en rituels de management devant un management visuel. C’est l’ensemble de l’entreprise qui sera frustré si les résultats ne sont pas à la hauteur de cet investissement.

3.    Décupler la rigueur sans dépenser plus d’énergie

Le digital permet de mettre sous contrôle l’ensemble des points clés. Rien n’est oublié. Le système, parce qu’il est digital, n’ajoute pas de charge mentale aux collaborateurs et permet d’avoir une rigueur absolue.

Par exemple si nous détectons un problème lors d’une tournée terrain, la personne le saura la fois d’après. Elle peut ainsi suivre le PDCA de résolution du problème.

Comme le dit l’un de nos clients, responsable de secteur dans une usine automobile : « Le digital permet de donner un élan et de pousser tout le monde à faire les choses bien ».

Cet aspect est particulièrement intéressant pour les entreprises qui débutent une démarche d’amélioration continue, car certaines pratiques ne sont pas encore ancrées. Mais il est aussi intéressant pour les entreprises où un standard de management de la performance est fortement développé. Les nombreuses actions demandées aux collaborateurs sont intégrées par le digital qui poussera les collaborateurs à ne jamais les oublier. Les équipes améliorent leur rigueur et leurs méthodes, tout en réduisant leur charge mentale

4.    Consolider les données

De nombreuses entreprises ont des indicateurs standardisés entre différentes équipes terrain. Les chefs d’équipes doivent s’acquitter de leur reporting quotidien pour construire les indicateurs consolidés des niveaux supérieurs. Une solution digitale devrait être capable de consolider les données et alimenter les managements visuels. Un gain de temps évident pour l’ensemble des acteurs, que nous avons évalué à 20 minutes par jour par encadrant ou manager chez l’ensemble de nos clients.

5.    Echanger avec les autres équipes de l’entreprise

Prenons un cas classique : un indicateur de l’équipe terrain passe dans le rouge. L’équipe enquête et détermine la cause de cette sortie d’objectif. Malheureusement, l’équipe n’a pas l’autonomie pour travailler sur ce sujet et doit escalader son problème au service compétent, par exemple les Méthodes. Et depuis, silence radio … L’équipe terrain ne sait pas si son problème est résolu, ni même si les Méthodes sont en train de travailler dessus. Aucune redescente d’informations n’a été faite et cela crée une énorme frustration pour l’équipe terrain.

Imaginez maintenant que ce genre de cas arrive presque quotidiennement. Honnêtement, peut-on vraiment attendre de l’équipe terrain qu’elle continue de jouer le jeu, d’animer sa performance, de suivre ses indicateurs et de résoudre ses problèmes ?

Le digital doit pouvoir mettre les équipes en interaction facilement et en temps réel. Elles doivent voir l’avancée des sujets, permettant aux équipes terrain de réagir si les problèmes escaladés n’avancent pas. Cette capacité à réagir et à ne plus laisser traîner les sujets va induire un changement de comportement, donner un élan et pousser les gens à bien faire. Le digital aide ainsi à créer une redoutable machine à résoudre des problèmes systématiquement.

6.    Favoriser l’amélioration du management visuel dans le temps

Il faut que l’équipe soit capable de faire évoluer le management visuel au fur et a mesure de l’évolution de ses besoins. Or, on remarque souvent que pour le faire, la tâche est compliquée. Il faut commander de nouveaux magnets, il faut changer les templates des différents documents et graphes qu’on imprime quotidiennement. Si le panneau lui-même contraint un formalisme qui n’est plus adapté, c’est la catastrophe. L’équipe ne prendra jamais la peine de le faire évoluer et prendra une posture plus attentiste. On se retrouve alors très loin de la situation cible : « l’ensemble des salariés doivent être acteurs de la démarche de performance ».

Le digital doit permettre de modifier son management visuel si facilement, que les équipes vont le challenger plus fréquemment et se pousser vers l’excellence. Le digital doit participer à ce changement de comportement.

Après tout, l’amélioration continue doit aussi concerner les outils de l’amélioration continue !

7.    Améliorer l’image de l’entreprise envers ses clients, employés et futurs employés

Un bonus, qui ne doit pas motiver à lui seul le passage au digital, mais qui est toujours intéressant et sous-estimé !

Lorsque vos clients visitent votre usine, qu’ils voient que la démarche de performance est centrale chez vous et que vous investissez donc sur cet axe, la réaction ne peut être que positive. Idem pour vos salariés et vos futurs salariés qui visitent le terrain !

En bref

Le management visuel est clé dans une démarche d’Excellence Opérationnelle. Le passage au digital permet d’accompagner et de guider les équipes sur leurs activités d’améliorations quotidiennes. Il permet d’accélérer la montée en compétences des équipes en les poussant vers un comportement d’amélioration constant.

Enfin, qui a vocation à passer au management visuel digital ? Tous ! Peu importe la maturité Lean d’une entreprise, les avantages décrits ci-dessus sont pertinents pour tous : accompagner les équipes, les aider à progresser, simplifier leurs tâches quotidiennes et avoir une vision d’ensemble de l’état de l’entreprise. Ces gains ne sont réservés ni aux entreprises qui débutent dans leur démarche, ni aux entreprises expertes !